Digitalisierung scheitert nicht an der Technik

Neue Software kaufen, Zugangsdaten verteilen, fertig? So stellen sich viele Unternehmer Digitalisierung vor. In der Praxis scheitern die meisten Digitalisierungsprojekte nicht an der Technik, sondern an den Menschen. Denn jede Veränderung — ob neue Buchhaltungssoftware, ein digitales Terminbuchungssystem oder eine neue Website — greift in gewachsene Arbeitsabläufe ein und verändert, wie Menschen zusammenarbeiten.

Der organisatorische Eisberg macht das sichtbar: Über der Oberfläche liegen die Dinge, die wir sehen und anfassen können — Prozesse, Regeln, Technik, Organigramme. Unter der Oberfläche liegt das, was wirklich entscheidet: Gewohnheiten, Ängste, informelle Machtstrukturen, persönliche Beziehungen. Dieser unsichtbare Teil ist deutlich größer. Wer ihn ignoriert, wundert sich, warum das Projekt ins Stocken gerät.

Widerstand gegen Veränderung ist keine Schwierigkeit, sondern ein normaler menschlicher Reflex. Menschen finden Sicherheit in Routinen. Wenn eine neue Software eingeführt wird, bedeutet das: Gewohntes verlernen, Neues lernen, Unsicherheit aushalten. Das kostet Energie und kann Angst auslösen — besonders wenn Mitarbeiter befürchten, Aufgaben zu verlieren oder nicht mehr mitzukommen.

Offener Widerspruch ist dabei das geringste Problem. Wenn jemand sagt, dass er Bedenken hat, entsteht ein Gespräch. Gefährlicher ist verdeckter Widerstand: Arbeitsschritte werden verzögert, wichtige Informationen zurückgehalten, in informellen Gesprächen wird Stimmung gegen das Projekt gemacht. Solche Muster erkennen Sie oft erst, wenn das Projekt bereits ins Stocken geraten ist.

• Verzögern von Arbeitsschritten mit plausiblen Begründungen — Arbeitsbelastung, fehlende Zeit, andere Prioritäten.
• Zurückhalten von Informationen, die für das Projekt wichtig wären.
• Informelle Gespräche oder Diskussionen, die Zweifel am Projekt schüren.
• Offenes Aussprechen von Bedenken — paradoxerweise die konstruktivste Form, weil sie Dialog ermöglicht.

Bevor Sie ein neues Tool auswählen, brauchen Sie Klarheit über Ihre Prozesse. Welche Arbeitsabläufe gibt es? Wo entstehen Verzögerungen, Doppelarbeit oder Fehler? Digitalisierung ohne vorherige Prozessanalyse führt dazu, dass Sie ineffiziente Abläufe digitalisieren — statt sie zu verbessern.

Für größere Digitalisierungsschritte lohnt sich eine eigene Projektgruppe. Zwei bis drei Personen reichen für ein einzelnes Vorhaben, bei einem umfassenden Digitalisierungskonzept können es bis zu zehn sein. Entscheidend ist: Die Gruppe braucht eine klare Aufgabenstellung, einen eigenen Zeitrahmen und regelmäßige Zwischenberichte. Und sie sollte betroffene Mitarbeiter einbinden — entweder als feste Mitglieder oder über Workshops an wichtigen Entscheidungspunkten.

• Erst Prozesse analysieren, dann Tools auswählen. Schlechte Abläufe werden durch Software nicht besser.
• Drei Prozesstypen unterscheiden: Kernprozesse (Kundenarbeit), Führungsprozesse (Steuerung) und Unterstützungsprozesse (Buchhaltung, Verwaltung). Beginnen Sie bei den Unterstützungsprozessen — sie haben das geringste Risiko.
• Projektgruppe bilden mit klarer Aufgabenstellung, eigenem Zeitrahmen und Zwischenberichten.
• Betroffene einbinden: dauerhaft als Projektmitglieder oder punktuell in Workshops.

Der häufigste Fehler: Ein neues System wird eingeführt, und die Mitarbeiter erfahren am Tag der Umstellung davon. Das Ergebnis ist vorhersehbar — Frustration, Fehler und Widerstand. Gutes Change Management beginnt lange vor dem Go-Live: mit Information, Beteiligung und Vorbereitung.

• Frühzeitig informieren: Erklären Sie, was sich ändert, warum es sich ändert und was das für den Arbeitsalltag bedeutet. Schaffen Sie Kanäle für Fragen und Bedenken.
• Beteiligen: Lassen Sie Mitarbeiter bei der Auswahl und Gestaltung mitwirken. Wer mitentscheidet, trägt die Veränderung mit.
• Schulen: Strukturierte Einführung statt Learning by Doing. Begleiten Sie die ersten Einsatztage aktiv.
• Auffangen: Richten Sie einen klaren Ansprechpartner ein — eine Art Notruf für die erste Zeit. Nichts frustriert mehr als Probleme ohne Ansprechpartner.

Digitalisierung verändert auch, welche Fähigkeiten gebraucht werden. Aufgaben fallen weg, neue kommen hinzu. Bereiten Sie Ihr Team darauf vor — durch Weiterbildung, klare Kommunikation über veränderte Rollen und die ehrliche Botschaft, dass niemand zurückgelassen wird.

Nicht jeder Mensch ist gleich digital. Das Konzept des Digital Divide beschreibt die ungleiche Verteilung von Zugang und Kompetenz im Umgang mit digitalen Medien. Ältere Mitarbeiter oder Kunden sind oft weniger geübt, aber das gilt auch für Menschen ohne technische Ausbildung, unabhängig vom Alter. Wenn Digitalisierung dazu führt, dass Teile Ihres Teams oder Ihrer Kunden abgehängt werden, haben Sie kein Problem gelöst — sondern ein neues geschaffen.

• Info-Partnerschaften: Digital versierte Mitarbeiter geben wichtige Informationen an weniger geübte Kollegen weiter — persönlich, telefonisch oder auf dem kurzen Dienstweg.
• Digitale Mentoren: Jüngere helfen Älteren gezielt beim Umgang mit neuen Geräten und Anwendungen — nicht als Schulung, sondern als partnerschaftliche Unterstützung.
• Analoge Rückfallebene: Halten Sie mindestens einen nicht-digitalen Kommunikationsweg aufrecht, damit niemand komplett abgeschnitten wird.
• Gegenperspektive nutzen: Positionieren Sie persönliche Begegnung bewusst als Qualität. Digitalisierung ersetzt nicht alles — manchmal ist das persönliche Gespräch der bessere Weg.

Die technische Seite der Digitalisierung ist unser Fach: professionelle Website, sicheres Hosting, durchdachte Struktur. Damit Sie sich auf die menschliche Seite konzentrieren können — Ihr Team vorbereiten, Prozesse klären, Bedenken ernst nehmen.

Wir liefern keine Technik ins Vakuum. Jedes Projekt beginnt mit einem Gespräch über Ihre Situation: Wie arbeiten Sie heute? Was soll sich ändern? Wer ist betroffen? Erst wenn das klar ist, sprechen wir über Lösungen.